No mundo corporativo, existem algumas regras de etiqueta que nem sempre são explícitas. Entendê-las não é sinal de futilidade, e sim de bom senso e de garantia para transmitir a imagem de um profissional impecável.
Qual são as cinco regras de ouro da etiqueta ao telefone?
Resposta: Segundo Janir Jurado Fraga, docente e consultora de comportamento social, empresarial, etiqueta e marketing pessoal do Senac São Paulo, é importante, antes de mais nada, tentar atender a chamada antes do terceiro toque. Depois: Demonstre cortesia e alegria na voz; Atençãol para não pedier para apessoa repetir o que disse mais de uma vez; Ao solicitar à secretária que faça uma ligação, esteja disponível para atender pontualmente; Evite palavras no diminutivo e termos carinhosos - não sabemos quem está do outro lado da linha; Quem ligou é que se despede e desliga.
Encontrei o presidente da empresa no elevador ou na máquina de café. Como devo agir? Devo puxar assunto?
Resposta: "Cumprimente sempre com cordialidade, mas não force nunca uma conversa. Espere que ele o faça", ensina a consultora Janir Jurado Fraga.
Não gostei do projeto de um colega. Como criticá-lo sem ofendê-lo?
Resposta: Antes de criticar, faça perguntas que possibilitem ao colega explicar melhor o projeto e que permitam deixar claras as questões que precisam ser melhoradas. Ao sugerir esses pontos, coloque-se sempre com sutileza. "Uma boa idéia é usar um elogio antes da crítica. Outra medida importante é focar a crítica no objeto, e nunca na pessoa", destaca Maria Aparecida A. Araújo, consultora de comprotamento profissional e etiqueta social e autora do livro Etiqueta Empresarial - Ser Educado É... (Editora Qualitymark). É fundamental , ainda, emitir a própria obinião com tato e nunca com imposição. "Mostre o que pareça mais correto, mas nunca desmereça a capacidade do outro. Deixe uma margem de manobra", sugere a especialista.
Como declinar de um convite para um festa?
Resposta: No momento em que recebê-lo, explique que não poederá comparecer por ter outro compromisso assumido anteriormente ou por ter outro compromisso assumido anteriormente ou por motivo de viagem, sempre com muita educação, desejando que o evento seja um sucesso. "No caso de convites com pedido de confirmação, faça até 48 horas após o recebimento. Mesmo uma resposta negativa deve ser dada", diz Janir Jurado Fraga.
Como proceder se, durante um evento ou workshop, esqueci o nome da pessoa que vem em minha direção, eme cumprimentando com entusiasmo?
Resposta: Sorria, seja gentil e delicado com a pessoa e diga que está se lembrando da fisionomia dela, mas que não se recorda de onde a conheça. Peça que ela fale o nome e conte algo sobre a tal ocasião. "Dê continuidade, então, ao assunto, para amenizar esse pequeno contratempo, que fatalmente passará despercebido", comenta a consultora Maria Aparecida A. Araújo.
Quando e como usar o telefone celular?
Resposta: O celular não deve ser usado em restaurantes, elevadores, nem na hora em que estiver atendendo um cliente. Durante uma reunião, só o deixe ligado caso esteja esperando uma chamada urgente. Antes de atneder, explique às demais pessoas a sua necessidade e vá, se for o caso, para um canto isolado. Ao ligar para o celular de alguém, sempre pergunte se a pessoa pode falar naquele momento. Lembrete: pega mal, no ambiente profissional, usar toques ou musiquinhas de chamada engraçadas.
Existe um momento ideal para dar o cartão de visitas? Como agir?
Resposta: As ocasiões variam e, com elas, a hora de entregar o cartão. Em reuniões ele deve ser dado antes do início, no momento em que o profissional se apresenta aos demais participantes. Em refeições de negócios, sempre no final. Em seu livro Etiqueta Empresarial - Ser Educado É..., Maria Aparecida Araújo explica que o executivo mais graduado é quem costuma tomar a iniciativa da troca de cartões. É um sinal de gentileza. Importante: os porta-cartões podem ser de prata, couro ou metal. Usá-los é mais que indicado, pois cartão amassado, gasto ou perdido na bagunça da carteira é algo lamentável.
Há regras de etiqueta para e-mails? Quais?
Resposta: Sim. Por mais informal e agil que a internet pareça, ela é um instrumento de trabalho e deve ser tratada como tal. Algumas regras essenciais são: Responda todas as mensagens, exceto SPAMs; Não escreva mensagens somente com letras maíusculas (ou caixa alta). Segundo Maria Aparecida Araújo, elas dão a impressão de que você está GRITANDO; Releia o que escreveu antes de enviar qualquer texto. Evite ao máximo cometer erros de português; Todo e-mail deve conter saudaçõe e despedida gentis e atenciosos; Jamais envie arquivos anexos pesados sem pedir autorização; Crie assinaturas padronizadas com contato telefônico (inclusive DDD); Não anexe ao e-mail a lista de pessoas para quem ele foi enviado; Jamais repasse piadinhas, alertas de vírus e correntes que recebeu no seu e-mail profissional. Delete-os (se possível sem abrí-los); Fuja de afirmações que possam ser interpretadas como posição oficial da empresa - a não se que você seja o presidente.
Como escolher um presente para o meu superior e para o colega de trabalho?
Resposta: Só presenteie as pessoas - principalmente a chefia - em ocasiões que justifiquem tal atitude, como aniversário, aposentadoria e amigo secreto no fim de ano. Para o superior, evite comprar algo além das suas posses para não parecer bajulador. Dê presentes neutros e de bom gosto, com artigos de mesa de escritório, um porta-retratos ou livros de arte. Flores para homens, somente em vaso, nunca em buquê. Ao presentear mulheres, jamais compre algo muito pessoal. Se ela for vaidosa, um lenço de seda de boa qualidade ou um batom neutro (cor-de-boca) e uma marca famosa não custam nenhuma fortuna efazem bonito.
Quais são os principais mandamentos de um almoço ou jantar de negócios?
Resposta: Quem convida escolhe o restaurante, reserva a mesa e paga a conta, cujo valor nunca deve ser mencionado aos demais presentes; Se um dos convidados não puder comparecer, deve avisar ao anfitrião em tempo hábil; O anfitrião sempre deve deixar para o convidado o lugar que oferece a melhor visão do salão; Também é o anfitrião que deve tomar a iniciativa de pedir bebidas alcoólicas; Nenhum convidado deve se dirigir ao garçom; NUNCA use palito de dente; Refeições de negócios, em geral, devem ser alvo de conversa, e não de apresentação de relatórios ou quaisquer outros documentos numerosos que precisam ser discutidos. A mesa vira uma bagunça e ninguém come direito. Assinaturas de contratos já acertados anteriormente, tudo bem.
Quem apresentar primeiro quando há pessoas de diversos graus de hierarquia?
Resposta: Apresentar sempre a pessoa mais importante, para a pessoa menos importante.
O que causa constrangimento e não deve ser feito?
Resposta: Aparecer de surpresa no escritório de alguém; Falar palavrões ou gírias excessívas em almoços e jantares com clientes; Marcar chiclete em situações de trabalho; Entar em alguma sala fechada sem bater à porta e pedir licença; Conversar olhando insistentemente o relógio, como se estivesse com pressa; Dar detalhes da vida pessoal no escritório; Não cumprimentar as pessoas, mesmo num dia de extremo mau humor; Tratar os colegas come expressões do tipo "queridão", "fofa" ou "amor", em vez de chamá-lo pelo nome; Bocejar , tossir ou espirrar escandalosamente; Fumar em locais proibidos ou, nos permitdos, jogar as cinzas no chão. Demonstrar irritação ao atender o telefone, mesmo que sua mesa esteja abarrotada de relatórios para fazer; Falar mal da empresa para clientes e fornecedores; Acender incensos ou velas aromáticas no escritório, a não ser que tenha uma sala exclusiva. Mesmo assim, lembre-se de que vai receber pessoas nela que nem sempre têm o mesmo gosto que o seu.
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